Hoe ervoor zorgen dat VoALM Support Team NIET wordt meegenomen in de product access?

In dit artikel leggen we uit hoe je kunt controleren welke groepen in je Atlassian-omgeving toegang hebben tot verschillende producten en hoe je ervoor zorgt dat groepen die geen toegang nodig hebben, worden verwijderd of aangepast. Dit kan helpen om licentiekosten te besparen en je producttoegang goed te beheren.

Stap 1: Controleer welke groepen toegang hebben tot de producten

Volg deze stappen om te controleren welke groepen toegang hebben tot je Atlassian-producten zoals Jira Software en Confluence

1. Log in als beheerder in je Atlassian-omgeving.

2. Ga naar de Atlassian Admin Console door naar het beheergebied van je organisatie te navigeren. Dit kan meestal door te klikken op je profiel in de rechterbovenhoek en te kiezen voor 'Admin' of 'Jira settings' (afhankelijk van je omgeving).

3. In de Admin Console, zoek naar Product Access of Gebruikersbeheer.

4. Hier zie je een lijst van alle groepen die toegang hebben tot je producten. Deze groepen kunnen bijvoorbeeld de toegang tot Jira Software of Confluence beheren.

   • Controleer de sectie waarin de groepen worden weergegeven die toegang hebben tot specifieke producten.

   • Voor elk product kun je zien welke groepen rechten hebben, zoals Beheerders, Gebruikers of Lezers.

Stap 2: Groepen zonder producttoegang identificeren

Nu je een overzicht hebt van welke groepen toegang hebben tot je producten, kun je de groepen identificeren die geen toegang nodig hebben:

1. Ga naar Groepen in het Gebruikersbeheer-gedeelte van je Atlassian-omgeving.

2. Bekijk de leden van elke groep.

3. Identificeer de leden die geen toegang tot specifieke producten behoeven.

4. Verwijder de leden uit de groep die geen licentie nodig hebben voor het product

Stap 3: Verwijder groepen zonder producttoegang

Als je hebt geïdentificeerd welke groepen geen producttoegang nodig hebben, kun je ze verwijderen of hun toegang beperken:

1. Beperk toegang voor specifieke groepen:

   • Als een groep geen toegang meer nodig heeft tot een bepaald product (bijvoorbeeld Jira Software of Confluence), kun je hun producttoegang intrekken.

   • Ga naar de Product Access instellingen, zoek de groep en schakel de toegang voor het product uit.

2. Groepen verwijderen:

   • Als een groep helemaal geen toegang meer nodig heeft tot Atlassian-producten, kun je overwegen om de groep te verwijderen.

   • Ga naar Groepen in je Gebruikersbeheer en verwijder de groep als deze geen actieve functie meer heeft.

3. Verwijder inactieve gebruikers:

   • Voor groepen die nog wel bestaan, maar geen actieve gebruikers bevatten, kun je overwegen om de gebruikers te deactiveren of hun toegang tot de producten in te trekken.

   • Dit voorkomt dat deze gebruikers meedoen in de licentie telling zonder dat ze daadwerkelijk toegang nodig hebben.

Best Practices

• Gebruik specifieke groepen voor specifieke producten: Het is handig om product-specifieke groepen te creëren. Dit maakt het makkelijker om toegang te beheren en om te voorkomen dat groepen toegang hebben die ze niet nodig hebben.

• Voer regelmatig een audit uit: Zorg ervoor dat je periodiek controleert welke groepen toegang hebben tot producten, vooral na veranderingen in het team of de organisatie.

• Automatiseer toegang met SSO: Als je Single Sign-On (SSO) gebruikt, kun je toegang eenvoudig beheren via groepsmappingen en automatische toegangsbepalingen.

Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat alleen de noodzakelijke groepen toegang hebben tot de Atlassian-producten en kun je overbodige groepen zonder toegang verwijderen of hun rechten aanpassen.